UNTERNEHMEN · ZUSAMMENARBEIT
Verantwortung im Unternehmen: Aufgaben so übergeben, dass sie weitergehen
Ein Unternehmen wächst auch an den Stellen, an denen der Inhaber eine Aufgabe abgibt. Entscheidend ist für mich, ob die nächste Person den Zusammenhang versteht und selbst weiterarbeiten kann. Hier verbinde ich Gedanken aus „Unternehmen gründen und führen“ mit einem konkreten Beispiel für eine Übergabe. Es geht um alltägliche Organisation, nachvollziehbare Entscheidungen und den Umgang miteinander.
01 · UNTERNEHMEN · ZUSAMMENARBEIT
Eine Aufgabe braucht mehr als einen Namen
‚Kümmere dich bitte um die Anfrage‘ klingt zunächst eindeutig. Offen bleibt trotzdem, was am Ende vorliegen soll: eine Eingangsbestätigung, ein Angebot, eine Entscheidung oder lediglich eine Zusammenfassung. Auch die Frage, bis wann etwas gebraucht wird, lässt sich aus dem kurzen Satz nicht zuverlässig ableiten. Eine Übergabe beginnt deshalb für mich beim erwarteten Ergebnis.
Ich würde zusätzlich den Zusammenhang benennen. Warum ist die Aufgabe gerade wichtig? Welche Informationen sind bereits sicher, welche fehlen? Welche Zusagen wurden gemacht? Das hilft der übernehmenden Person, ihre Arbeit einzuordnen. Ein klarer Auftrag darf dabei kurz sein. Er muss die Informationen enthalten, die für den nächsten Schritt tatsächlich gebraucht werden.
02 · UNTERNEHMEN · ZUSAMMENARBEIT
Zuständigkeit und Entscheidungsspielraum zusammen klären
Wer eine Aufgabe bearbeitet, braucht einen erkennbaren Spielraum. Darf die Person fehlende Angaben selbst anfordern, eine Reihenfolge ändern oder einen Termin vorschlagen? An welchem Punkt soll sie Rücksprache halten? Wenn jede Kleinigkeit wieder beim Inhaber landet, ist Arbeit zwar verteilt, die Entscheidung bleibt aber an derselben Stelle hängen.
Das ist auch eine Frage des Miteinanders. Rückfragen sollten möglich sein, ohne dass jemand seine Unsicherheit verstecken muss. Gleichzeitig braucht es einen benannten Ansprechpartner. Für eine Vertretung lässt sich festhalten, wer bei Abwesenheit übernimmt. So wird Verantwortung als Beziehung zwischen Menschen sichtbar: Eine Person übernimmt, eine andere stellt den notwendigen Rahmen bereit.
03 · UNTERNEHMEN · ZUSAMMENARBEIT
Beispiel: Eine Anfrage gemeinsam weiterführen
Stell dir eine kleine Firma vor, in der eine neue Anfrage eingeht. Eine Mitarbeiterin soll die Angaben prüfen und eine Gesprächsgrundlage vorbereiten. Eine brauchbare Übergabe könnte lauten: Bitte fasse den gewünschten Leistungsumfang zusammen, markiere fehlende Angaben und schlage zwei Gesprächstermine vor. Eine Preiszusage ist noch nicht vorgesehen. Bei einer dringenden Frist meldest du dich direkt.
Damit sind Ergebnis und Grenze benannt. Die Mitarbeiterin kann selbstständig Informationen ordnen, ohne eine nicht abgestimmte Zusage machen zu müssen. Der nächste Kollege findet anschließend dieselbe Notiz mit Ansprechpartner, offenen Fragen und vereinbartem nächsten Schritt. Dieses Beispiel beschreibt einen möglichen Arbeitsablauf; es ist keine dokumentierte Kundenanfrage aus einem meiner Unternehmen.
04 · UNTERNEHMEN · ZUSAMMENARBEIT
Wissen dort festhalten, wo es gebraucht wird
Eine lange Anleitung hilft wenig, wenn im entscheidenden Moment niemand weiß, wo sie liegt. Für wiederkehrende Abläufe ist eine kurze gemeinsame Arbeitsfassung oft ein sinnvoller Anfang: Auslöser, erforderliche Angaben, Ergebnis, Zuständigkeit und typische Ausnahme. Der Eintrag gehört an einen Ort, den die Beteiligten kennen und verwenden können.
Wenn ein Ablauf sich ändert, muss auch diese Beschreibung überprüft werden. Sonst entsteht neben der tatsächlichen Arbeit eine zweite, veraltete Wirklichkeit. Ich halte es deshalb für hilfreich, nach den ersten Durchläufen gemeinsam zu fragen: Wo mussten wir improvisieren? Welche Information fehlte? Welche Rückfrage kam mehrfach? Daraus lässt sich die Beschreibung gezielt verbessern.
05 · UNTERNEHMEN · ZUSAMMENARBEIT
An Rückmeldungen erkennen, ob die Übergabe funktioniert
Eine erledigte Aufgabe ist noch kein Beleg dafür, dass die Übergabe gut war. Vielleicht wurde das Ergebnis nur durch viele zusätzliche Rückfragen erreicht. Im Rückblick interessieren mich deshalb sowohl das Ergebnis als auch der Weg dorthin. Was war verständlich, was musste nachträglich erklärt werden und welche Entscheidung war unnötig schwer?
Mein Buch betrachtet diese Fragen im größeren Zusammenhang von Gründung, Personal, Führung, Prozessen und digitalen Systemen. Auf der Werkseite findest du die sechs Buchteile und die Arbeitsmaterialien. Die gemeinsame Geschichte mit Martin Butters zeigt den persönlichen Hintergrund meiner Beschäftigung mit Zusammenarbeit: Seit 2006 gehören unterschiedliche Sichtweisen, Entscheidungen und Verantwortung zu unserem Weg.
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Unternehmen gründen und führen
Ein Geschäftsmodell prüfen: vom Angebot zum verlässlichen Ablauf
Eine Geschäftsidee wird konkreter, wenn Angebot, Kundennutzen und tägliche Arbeit zusammenpassen. Dieser Leseweg verbindet die Gründungsfragen meines Buches mit einer nachvollziehbaren Prüfung der eigenen Annahmen.
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